Como fazer uma videoconferência? Confira as premissas básicas!

Atualmente, muitas pessoas me perguntam sobre como fazer uma videoconferência, pois essa tem sido uma realidade cada vez mais comum nas empresas e organizações. Isso acontece porque muitos profissionais já compreenderam que uma reunião online também precisa seguir determinadas regras de postura, maneira de se vestir e de se comportar.

A videoconferência tem se tornado a opção mais viável, pois é uma alternativa econômica. Então, se você quer aprender como se portar diante de uma videoconferência e melhorar cada vez mais sua imagem pessoal, conheça abaixo as minhas premissas básicas e sinta segurança diante dessas novas situações.

Preze pela pontualidade

Muitas pessoas veem o atraso com uma cultura em nosso país, “o brasileiro marca às 18 horas para chegar às 21 horas”, muitos afirmam. Mas esse é um hábito que precisamos modificar e muitos profissionais já compreenderam a importância da pontualidade e do respeito com o horário e a agenda do próximo.

O atraso é um deslize de etiqueta social em qualquer situação, seja na videoconferência ou em reuniões presenciais. Um atraso injustificável indica falta de comprometimento, de pontualidade e de organização. Então, caso a reunião esteja marcada para as 14 horas, esteja pronto às 13:30, assim evitará atraso.

No entanto, se você tem dificuldade com horários uma dica é: tenha em mãos uma agenda física e planeje o seu dia na noite anterior, assim, não poderá procrastinar ou se perder nos compromissos.

Revise os equipamentos

Tecnologia também tem suas falhas e reconheço que esses defeitos ocorrem principalmente em momentos importantes. Então, ao fazer uma videoconferência, você economizará tempo, por isso, dedique alguns minutos para revisar os equipamentos como microfones, câmeras e sistemas operacionais, verifique também se o computador não está travando ou precisando de uma formatação.

Outro ponto importante que muitas pessoas esquecem é averiguar se a conexão da internet está estável e veloz, adequada para que a reunião ocorra sem interrupções. Esses problemas técnicos devem ser evitados e demandam cuidado.

Para finalizar, ao final da reunião, verifique se a chamada foi realmente encerrada, assim podemos evitar que certas gafes sejam cometidas.

Mantenha a postura profissional

Apesar de a videoconferência parecer mais confortável pela possibilidade do profissional escolher o local da reunião e onde e como se sentará, é importante prezar pela postura. Por isso, evite se levantar durante a reunião ou deixar o seu lugar vazio, dependendo do momento isso pode ser caracterizado como indelicadeza.

Para se abster de passar por problemas como esse, eu sempre indico que todas as necessidades sejam feitas com antecedência, se precisar responder mensagens, deixe um recado avisando que não poderá ser interrompido nas próximas horas e leve um copo de água junto com você.

Outro ponto importante é a linguagem corporal. Durante as reuniões não é necessário muita movimentação. Evite rodar na cadeira ou mexer muito com as mãos. Mantenha uma fisionomia segura e tranquila e, assim, você poderá demonstrar sua inteligência emocional e competência.

Vista-se adequadamente

A roupa é peça fundamental para qualquer reunião. Ela deve estar adequada ao nível de formalidade que o evento exige. Para as videoconferências, eu indico roupas com tons leves, pois como você será visto por uma tela é importante que sua roupa não chame mais atenção do que sua fala ou postura. Então, estilos como esporte casual, passeio, esporte fino, black tie ou social são boas opções.

Esses trajes mais formais podem ser em tons pastéis ou cores neutras que não tenham muito contraste em relação à cor da pele. Outro ponto importante é a maquiagem, ela deve ser usada com moderação, para não apagar o seu rosto diante das luzes, claridade ou baixa luminosidade da imagem.

Procure um lugar silencioso

Evitar barulhos é um dos pontos mais importantes para que a videoconferência ocorra sem interrupções. Imagine se a reunião for interrompida por um latido de cachorro, pelo choro da criança do vizinho, por celulares ou televisão, o ambiente de formalidade perderá a credibilidade.

Então, mantenha os aparelhos sonoros desligados durante a reunião, evite provocar barulhos, como bater canetas, amassar papéis ou outros objetos que causem uma distorção aleatória no ambiente. E, principalmente, tente não mover com muita frequência o microfone e se o fizer coloque-o na posição mudo.

Organize o cenário

A organização do cenário é o último ponto e, talvez, para mim, o mais importante. A priori, é necessário familiarizar-se com o equipamento. Então, procure retirar suas dúvidas sobre o funcionamento de certos objetos, como câmera, microfone, computador e o que mais for necessário. Depois, organize-os de forma que não estejam bagunçados e não causem uma poluição visual para aquele que o assistirá.

Tenha atenção ao posicionamento da câmera, é ali que você poderá perceber o que as pessoas poderão ver ou não em seu ambiente de reunião. O interessante é que a câmera esteja a mais ou menos 60 cm ou 70 cm dos participantes, isso dará uma visão de retrato aos participantes da outra tela.

Cuide de sua sala de reuniões, não deixe o espaço com muitos objetos e atrás da mesa deixe o ambiente o mais limpo possível. O máximo que poderá ter é um quadro ou uma parede lisa. Não deixe a câmera virada para portas ou janelas, certas movimentações podem tirar o foco da reunião.

Por fim, visualize a própria imagem. Use a função teste da câmera para observar a si mesmo. Assim, você poderá checar o som e a imagem. Em seguida, pense “é essa a imagem que você deseja passar para a outra pessoa?”, se sim, siga em frente.

Online x offline

Desde o início da década de 1990, no século XX, as relações com a comunicação têm ganhado novas formas. Percebi que algumas pessoas foram resistentes a essa mudança, mas agora tenho certeza de que essa é uma evolução que não podemos mais evitar ou lutar contra. O saudosismo continua, mas a adaptação é inevitável.

Por exemplo, foi no final do século XIX e início do século XX que as impressões tornaram-se mais comuns e o número de jornais e revistas cresceram. Na década de 1970, o computador estava começando a aparecer com o formato semelhante ao que tem hoje. No entanto, é desde a década de 1990 que a internet ganhou espaço no mercado mundial, na comunicação e na casa das pessoas.

Não faz muito tempo, a comunicação mais rápida era feita unicamente pelo telefone, as cartas ou fax eram o meio de repassar mensagens e documentos importantes. As reuniões precisavam ser marcadas com antecedência e, dependendo da necessidade, o deslocamento era inevitável.

Outro ponto que muitas pessoas esquecem é como o gasto com papel era alto: pautas, documentos, solicitações e as salas de arquivos ficavam cheias. Para desmarcar uma reunião era um processo muito mais lento e precisava ser feito com muita antecedência.

Sei que todo profissional pode se adaptar facilmente a todas essas mudanças. Basta ler, acompanhar e se atualizar sobre os novos métodos que você poderá ver que não é tão complexo quanto parece.

E então? Gostou das informações sobre como fazer uma videoconferência? Se você quer aprender mais sobre comunicação e comportamento, confira o meu post sobre “Comportamento virtual: 4 dicas para ter uma comunicação humanizada” e invista em sua imagem profissional!

Rachel Jordan é especializada em Imagem, Comportamento e Protocolos Internacionais. Instrutora e palestrante, executa um trabalho estratégico e personalizado para empresas e pessoas que desejem melhorar sua imagem pessoal e profissional com o objetivo de se reposicionar na carreira ou se colocar de forma mais adequada nas diferentes situações do cotidiano.

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